Komunikasi Organisasi

 

Komunikasi organisasi

Pendahuluan

Komunikasi organisasi dapat terjadi jika ada struktur dan dokumen-dokumen legal berkaitan dengan organisasi tersebut. Unsur-unsur suatu oraganisasi terbagi menjadi 4:

1.    Ada struktur dan dokumen legal tentang organisasi

2.    Komunikasi

3.    Kesediaan untuk mengabdi

4.    Tujuan bersama

Maka organisasi menuntut kesediaan untuk mengabdi dan memiliki tujuan bersama yang lebih real dan formal.

Pembahasan

Terdapat berbagai pemikiran para ahli dalam mengelompokan teori organisasi di antaranya :

1.    Goldhaber (1993),mengelompokan menjadi 3 yaitu :

A.   Classical School

B.   Human reletion school

C.   Sosial system school

2.    Pace dan faules(1994) mengelompokan menjadi 2 yaitu :

A.   Teori struktural klasik

B.   Teori transitional

3.    Daniel,Spiker dan Papa (1997) mengelompokan menjadi 4 yaitu :

A.   Scientific dan classical management

B.   Transitional theories

C.   The human relation movement

D.   Human resorces development

 Classical school

Fokus classical school adalah bagaimana pekerjaan itu dibagi antar pegawai:

Bagaimana kewenangan pegawai,beberapa banyak tingkatan kewenangan dan pengendalian,beberapa banyak orang dalam masing-masing tingkatan,dan bagaimana fungsi pegawai dalam melaksanakan tugas(goldhaber,1993). Pergerakan manajemen ilmiah dijabarkan secara rasional,ekonomis dan motifasi melalui sistem bonus,dan penelitian waktu dan aktifitas kerja.menejemen ilmiah percaya bahwa pekerjaan akan menghasilkan efisiensi jika di motifasi dengan uang yang cukup untuk mendukung kebutuhan dasarnya.

Scientific management mencoba menerangkan secara ilmiah metode terbaik untuk melaksanakan tugas apapun untuk menyeleksi,melatih,dan memotifasi pekerja.tokoh-tokoh dalam manajemen ilmiah diantaranya: Frederick Taylor,Hendry Fayol dan Max weber.Taylor berpendapat ada 4 unsur kunci dalam manajemen,yaitu:

Pembagian kerja,menyangkut bagaimana tugas,kewajiban dan pekerjaan organisasi di distribusikan.Proses skalar dan fungsional berkaitan dengan pertumbuhan vertikal dan horisontal organisasi.

1.            Struktur,berkaitan dengan hubungan-hubungan logis antara berbagai fungsi dalam organisasi.

2.            Rentang pengawasan,menunjukan jumlah bawahan yang beradadi bawah pengawasan seorang atasan.

Human Relation School

Human Relation School adalah aliran teori organisasi yang akan menitik beratkan pada bagaimana menejer berinteraksi dengan karyawan. Aliran ini menyatakan bahwa management yang berorientasi manusia akan lebih efektif di bandingkan dengan management yang berorientasi produksi. Fokus human relation school adalah:

1.bagaimana peran seseorang dalam organisasi .

2.Bagaimana status hubungan dari peran-peran yang bervariasi.

3.Bagaimana moral dan sikap dari orang-orang yang ada dalam organisasi.

4.Kebutuhan sosial dan psikologi apa saja yang di butuhkan orang-orang         dalam organisasi.

5.Kelompok informal apa yang ada dalam organisasi.

Dalam  kaitan dengan aliran ini, di kenal “teori hirarki kebutuhan” dari pemikiran. Menurut maslow, kebutuhan yang memotivasi manusia dalam bekerja atau melakukan kegiatan dapat di buat hirarki. Kebutuhan fisik dan keselamatan berada pada bagian dasar hirarki, dan di puncak adalah kebutuhan ego (antara lain kebutuhan untuk di hormati) dan kebutuhan perwujudan diri. 

            Salah satu penelitiaan tentang prilaku manusia dalam organisasi adalah study hawthorne yang di konsep dan di pimpin oleh elton mayo. 

Aktualisasi Diri

Hirarki kebutuhan maslow

 

       Penelitian ini awalnya menganggap bahwa semakin baik penerangan semakin tinggi hasil pekerja. Mayo kemudian melakukan experimen dengan diadakan suatu ruangan khusus berisi pekerja dan diberi bermacam-macam kondisi penerangan,dan satu ruangan kontrol berisi pekerja dengan penerangan konstan. Dalam periode waktu tertentu penerangan di ruang experimen ditambah hingga intensitas yang menyilaukan dan kemudian di kurangi hingga tingkat dimana cahaya tidak ada.

Arus Informasi dalam Organisasi

       Masalah terpenting dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Arus informasi dapat membantu menentukan iklim dan moral organisasi,dan pada giliranya iklim dan moral organisasi berpengaruh pada arus informasi. Cara kita memahami arus informasi sangat tergantung pada sudut pandang (perspektif) dari mana kita mempelajarinya. Ada beberapa cara yang berbeda untuk berfikir tentang arus informasi dalam organisasi,diantaranya :

A.   Salah satu cara untuk berfikir tentang struktur adalah mendefinisikannya sebagai suatu sistem dari jalur-jalur yang di lalui arus pesan. Ini di sebut garis komuikasi dalam organisasi (goldhaber,1993 ; Kohler,anatol,dan applbaum,1981).

B.   Pendekatan kedua mendefinisikan  arus informasi sebagai pola informasi di antara orang-orang dalam organisasi. Dalam pemikiran ini,arus tergantung pada siapa berkomunikasi dengan siapa. Perspektif ini dinamakan jaringan yang dapat dilihat (observable network). Jaringan terdiri dari individu-individu yang saling berkaitan yang di hubungkan oleh pola arus informasi, pengaruh,dan dampak (Cynthia sthoa,1995).

C.   Perspektif pemahaman jaringan (The perceived network perspektif) yang benar-benar merupakan sebuah fersi baru tentang pemikiran jaringan.

      Jadi arus informasi merupakan sesuatu yang objektif namun juga suatu pemikiran subjektif.  Dalam suatu organisasi semua struktur di atas berjalan dan masing-masing memberikan pemikiran khusus tentang pemahaman struktur komunikasi.

Garis Komunikasi dalam Organisasi

      Garis komunikasi dalam organisasi (Komunikasi formal) merujuk pada komunikasi melalui jalur-jalur yang di rancang secara resmi tentang arus pesan di antara jabatan-jabatan organisasional. Pace dan Faulus (1993) membagi komunikasi formal menjadi 4 :

1.    Komunukasi kebawah,yaitu komunikasi dari atasan ke bawahan dalam struktur organisasi.

2.    Struktur organisasi

3.    Komunikasi Horisontal,yaitu komunikasi antar kariawan sejajar dalam satu unit fungsional kegiatan organisasi.

4.    Komunikasi lintas saluran, yaitu komunikasi antar indifidu melewati batas-batas unit fungsional dan jabatan.

      

       Komunikasi Kebawah

            Komunikasi kebawah adalah kumunikasi dari atasan ke bawahan dalam hirarki organisasi. Pendekatan klasik dan ilmiah terhadap organisasi melihat komunikasi terutama terhadap alat kontrol manajerial dan koordinasi. Konsekuensinya pendekatan ini berfokus pada komunikasi kebawah yang berisi perintah-perintah dan aturan-aturan dari atasan ke bawahan. Pesan berkaitan dengan fungsi produksi dan pemeliharaan.

       Katz dan Kahn (1978) mengidentifikasi 5 jenis pesan yang biasanya tercermin dalam komunikasi kebawah :

1.    Instruksi tugas-tugas.

2.    Penjelasan tugas-tugas yang menjelaskan tujuan atau kaitan suatu tugas dengan tugas lain dalam organisasi.

3.    Petunjuk pelakasanaan.

4.    Feedback atau penilaian kerja.

5.    Indokterinasi ideologi organisasi (Nilai-nilai,tujuan,dan sasaran)

Komunikasi Keatas

       Komunikasi keatas melibatkan transmisi pesan dari abwah ke atas dalam hirarki organisasi. Pesan komunikasi ke atas dalam teori-teori organisasi klasik secara umum adalah untuk fungsi-fungsi laporan,berkaitan dengan tugas. Pendekatan human relations memperluas peran kumunikasi ke atas ini dengan menekannkan komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan sebagai alat untuk meningkatkan moral kerja bawahan. Komunikasi ke atas merupakan kebutuhan awal prasyarat bagi karyawan untuk terlibat dalam pengambil keputusan,pemecahan masalah,dan pengembangan kebijakan dan prosedur (smith,richetto,dan zima,1972).

Komunikasi horisontal

       Komunikasi harisontal adalah penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Enam alasan di lakukan komunikasi horisontal adalah :

1.    Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja.

2.    Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan.

3.    Untuk memecahkan masalah.

4.    Untuk memperoleh pemahaman bersama.

5.    Untuk mendamaikan,berunding,dan menengahi perbedaan.

6.    Untuk menumbuhkan dukungan antar anggota.

       Komunikasi horisontal paling sering terjadi dalam rapat komisi,interaksi,pribadi,saat istirahat,obrolan di telepon,memo,kegiatan sosial. Masalah utama dalam komunikasi horisontal adalah ketidak percayaan antara rekan-rekan kerja.

Komunikasi Lintas Saluran (Cross-Chanel Communication)

      

       Komunikasi lintas saluran merujuk pada arus pesan yang melintasi wilayah fungsional dan organisai. Teori pengembangan sumberdaya manusia diterapkan secara luas dalam organisasi Jepang dimana pengambilan keputusan dan pemecahan masalah biasanya terjadi melalui komunikasi horisontal pada level bawah. Hasil proses ini di transmisikan ke menejemen atas untuk diperiksa dan di setujui. Ryuttard nomura (1981), pimpinan Japan triyo industries mengamati bahwa pengambilan keputusan dengan sistem ini merupakan proses panjang dan sulit,tetapi sekali keputusan di ambil,pelaksanaannya akan cepat dan pasti.

Komunikasi Informal atau Kabar Burung (Gripevine)

            Sistem informal melibatkan babak interaksi yang tidak tercermin dalam jalur-jalur komunikasi yang telah di rancang secara resmi. Para perumus teori klasik dan ilmiah tidak berusaha untuk menghitung peran komunikasi formal dan fungsi-fungsi organisasi dan pengaruhnya dalah kehidupan organisasi.

            Beberapa akademis memberikan bantahan bahwa komunikasi informal merupakan suatu substitusi bagi sistem informal yang tidak memadai. Walton (1961) menyimpulkan bahwa sistem komunikasi informal muncul ketika informasi yang di transmisikan melalui sistem formal tidak mencukupi atau bermakna ganda (ambigu). Usaha-usaha menajemen untuk menyingkirkan merupakan hal yang sia-sia walaupun beberapa ahli mendesak para menajer untuk mengontrol sistem informal (hellweg,1987).

Analisa jaringan komunikasi

            Ketika masalah dalam konsep-konsep tradisional tentang komunikasi formal dan informal belum dapat di atasi,konsep-konsep tersebut dapat di hindarkan atau setidaknya di bingkai ulang secara lebih luas dengan memfokuskan pada pola interaksi yang terjadi di antara anggota informasi, atau “Jaringan komunikasi” menurut Noel tichy (1981) jaringan dapat di mengerti dengan mengamati 4 hal :

1.    Peran anggota

2.    Sifat hubungan

3.    Sifat struktur

4.    Isi hubungan

           

       Menurut Stoal (1995) hubungan (Link) merupakan hal mendasar yang memperlihatkan siapa berkomunikasi dengan siapa. Sebuah klik dibatasi oleh anggota-anggota yang berinteraksi satu sama lain secara lebih sering di banding dengan anggota klik lain.

Kesimpulan

       Menurut kami komunikasi organisasi dalam kehidupan suatu organisasi,komunikasi memegang peranan penting untuk kelancaran proses penyebaran informasi di antara para anggota organisasi itu sendiri. Komunikasi di antara para anggota organisasi adalah hal yang penting untuk keefektifan fungsi-fungsi dalam organisasi. Masing-masing bagian yang saing berkaitan tidak akan dapat menjalankan fungsinya dengan baik apabila tidak ada komunikasi yang baik dan diantara mereka. Dengan adanya komunikasi yang terorganisasi dengan baik, maka informasi yang ada akan dapat diterima masing-masing pihak dengan lancar.